ワード学習のポイント

ワード学習のポイント

 

マイクロソフトワードとは

ワードは、一般文書、ビジネス文書、はがき、各種様式など文書作成が得意なソフトで、写真画像を文書内に取り込んだり、カンタンな絵を描いたりすることもできます。ワード単独で使うことももちろんありますが、ビジネス文書やレポートなどでは、データ集計や分析にエクセルを使い、その結果を資料としてワードでまとめる方法もよく活用されています。つまりエクセルとワードのコラボです。ワードにも表の合計などのカンタンな計算機能はありますが、本格的な計算となると、エクセルの力を借りることが必要です。
さらに、 ワードを使うと 宣伝用のチラシやカタログまでも、作成するのに大変便利です。

 

ワードを使い始める前に


※ 初期設定を変更しよう。

ワードの初期設定(デフォルトとも呼びます)は、十分すぎる余裕を取っているので、
長文を書いた時など1枚の用紙に収まりきれない場合がたびたびありますから、
デフォルト値を変更しておくと使いやすく見やすくもなります。

ワード2003は、ファイルメニュー→ページ設定

ワード2007は、ページレイアウト→ページ設定


◆ページ設定
ファイルメニュー → ページ設定をクリックします。
(ワード2007ではメインメニューのページレイアウト→ページ設定)
表示された画面の「文字数と行数」タブで「標準の文字数を使う」を選択します。


標準の文字数とは、
フォントサイズ10.5ptの大きさの文字を書いた時、1行に40文字、1ページに40行書けることを意味します。

◆余白の変更
続いて、「余白」タブに切り替えて、
上余白(35mm)、下(30mm)、左(30mm)、右(30mm)の数字をいずれも20mmに変更します。
リストボックスの下向き▼で変更するとやっかいな時には、直接数字を入力してもOKです。


◆用紙サイズ
用紙は、A4サイズが既定値になっています。
もし、B5の文書を作成する機会が多い時などは、B5に変更するとよいでしょう。

でも、A4より大判のA3、B4サイズはお使いのプリンターの仕様が対応していないと表示されませんので(一般のプリンターは最大A4まで)、A3対応のプリンタードライバーさえインストールしておけばA3の用紙設定や文書作成はできます。

もちろん、A3サイズの印刷には、別のプリンターが必要になりますから、
文書を作成後、リムーバルディスクなどに保存し、A3対応のプリンターがある場所で印刷して下さい。

修正が済んだら画面下の「既定として設定する」をクリックしておかないと今回限りの設定になってしまいますので、
「既定値として設定する」をクリックしておきましょう。
印刷レイアウトの既定値を変更しますか?の画面では「はい」をクリック。

ワードを閉じようとすると、保存の画面が出ますので、何も作成していなければ「いいえ」をクリック。

 

文書を作成してみよう

ワードを起動すると、白紙が表示されます。
今カーソルが点滅している個所の上や左は余白の部分です。

例1.ビジネス文書

右図の完成例を参考にビジネス文書を作成します。(図をクリックで拡大します)

◆まず文章を入力しよう
ワードを起動すると、白紙が表示されます。
今カーソルが点滅している個所の上や左は余白の部分です。
まず文章を入力しますが、この時、レイアウトのことは後回しにして、
文章を入力することに専念した方が書きたい内容のモレが無くなったり、
日本語として文法的にもおかしくない文になると思います。
例題の@、A、Bは右揃えや中央揃えになっていますが、
例えばAの文章を書いた直後に中央揃えや下線を付けたとすると、
次の行も同じ書き方を引きずりますから、
編集作業は後回しにした方が効率的です。

ビジネス用の文書は長文を書く場合が多いです。
単語単位で変換をせずに、句読点で変換するいわゆる文節変換をおすすめします。

◆あいさつ文の作成
ビジネス文書には、いきなり用件から入らずに、あいさつ文が必要です。
でも、かしこばった文章を書かかなくてはと考えると、かなり難しいですね。
Cでは、「前略」と入力し、Enterキーを押し、あいさつ文ウィザードを立ち上げ、
あいさつ文のパターンから選択して、作成しています。
同時に、結語の「草々」が自動的に挿入されます。
word2003で前略と入力しEnterキーを押すと
あいさつ文ツールバーが表示されます。


ワード2007は、挿入メニュー→テキストの「挨拶文」ボタンをクリックします。
 

◆入力オートフォーマット
「記」と入力して、Enterキーを押すと、自動的に中央揃えされ、「以上」が挿入されます。
記〜以上の間に、用件を入力します。

◆連番の振り方 E
Word2003では、
「1.日時   2010年1月20日(水) 14時〜16時」と入力後、Enterキーを押すと
「2.」が自動的に表示されると思います。続いて文章を入力し、再度Enterで「3.」となります。
あるいは、番号は入力しないで、編集作業で、3行を範囲指定し、書式メニュ→箇条書きと段落番号から一度に連番を付けることもできます。

Word2007では、ホームメニューの段落番号ボタンを使う、こちらの方が簡単です。

◆スペースの取り方 F
キーボードのスペースキーを数回押してもスペースが入りますが、上下の文章に半角文字が入っていたり、Pフォントを使った場合など、上下の位置関係がきちんと揃わないことがありますので、大きくスペースを取る時には、Tabキーであけると良いでしょう。

ちなみに、MSPゴシックやHGPゴシックなどのPが付いたフォント(プロポーショナル)は、文字によって幅が異なります。

◆行間の変更
行間をこの部分だけ広く取っています。
3行を範囲選択後、書式メニュー→段落→行間2

Word2007では、ホームメニューの行間ボタン

◆ヘッダー H
ヘッダーは、上余白に入ります。この例では、文書管理番号を入れています。
Word2003は、表示メニュー→ヘッダーフッター

Word2007は、挿入メニュー→ヘッダー→ヘッダーの編集

◆フッター I
フッターは足という意味ですから、文書の下余白に入ります。
この例では、ページ番号を入れています。
Word2003は、表示メニュー→ヘッダーフッター
 


Word2007は、挿入メニュー→フッターー→フッターの編集


◆レイアウトの確認
表示倍率を50%程度の下げて、レイアウト全体のバランスを調整します。

 

例題2 カンタンなチラシの作成

右図を例題にチラシを作ります(右図をクリックすると拡大します)

チラシやカタログは、
目に付きやすくするために少し華やかさを演出した方が見やすいと思います。
ワードを起動し、白紙が表示されたら、5行程度改行してスペースをあけます。

◆文章を入力します。
@の「下記の条件にて・・・・・・」
3行ほど改行しておきます。

◆表の作成 A
表の作成方法にはいくつかの方法があります。
最もわかりやすいのは、表の作成ボタンをクリックし、表示されたマス目をドラッグして
見た目で表を作る方法です。


ただし、ドラッグでできるセルの数には限度がありますから、
セル数が多い表を作る時には、もう1つの方法をおすすめします。
2003では、罫線(けいせん)メニュー→表

2007では表のボタンをクリックして、表の挿入からいずれも、列数と行数を数字で指定します。
挿入された表は、左右の余白いっぱいの幅になっていますが、各セルに文字を入力後、縮めます。

反対に、行の高さが狭く、ゆったりした表にしたい時には、高さを均一に広げます。
表内をマウスでポイントすると、左上に+マークが現れますので、クリックすると表全体が選択できます。
表内のフォントサイズや書式を変更する時にも、ドラッグしなくてもすみますから便利です。

表の幅や高さが整ったら、再度表の+マークをクリックして選択し、中央揃えをします。

◆続いてBの文章を入力します。
「尚、詳細は・・・・・・・」

◆オートシェイプで図形を描きます。
word2003では、図形描画ツールバーを表示しておくと便利です。

オートシェイプをクリックして、基本図形の中の角丸四角形を選択し、
左上から右下に向かって、ドラッグして角丸四角形を描きます。

続いて、塗りつぶし(ペンキ缶のボタン)で背景の色を黄色に塗ります。

オートシェイプの中に文字を書きますから、
描いた角丸四角形の中にマウスポインターを置き、右クリック→テキストの追加を選択。

3行入力が済んだら、1行目の「ケーキショップ」を範囲選択して、書式を変更します。
(この例では、フォント:HGP創英角ゴシックUB、フォントサイズ:18pt、文字色:赤)

オートシェイプの大きさをハンドルをドラッグして、整えて下さい。

◆タイトル文字の作成
ここでは、変形文字が作成できるワードアートを使っています。
ワードアートは、画像としての扱いになります。(文字ではありません)
2003では、図形描画ツールバーのワードアート、または、挿入メニュー→図→ワードアートをクリックし、
デザイン一覧から、好みの絵柄を選択します。


2007では、挿入タブ→ワードアートを選択します。

表示された画面の「ここに文字を入力」をいったん削除してから、「パート募集」を入力します。
OKボタンをクリックし、中央揃えします。
 

目立つようにワードアートの書式を変更します。(塗りつぶしの色を赤)

◆絵を挿入する
マイクロソフトOffice共通に使用できるクリップアートという絵柄を使用していますが、
あまり種類が多くありません。そこで、Office Onlineを使って、マイクロソフトのサイトから
クリップアートをダウンロードします。(無料で、絵のほか、写真なども落とせます)
この例では、E、F、Gにクリップアートを使用しています。

2003では、図形描画ツールバーのクリップアート、または挿入メニュー→図→クリップアートを選択して、
表示された画面でキーワードを入力して適切な絵を探します。

キーワードに何をたらよいのか?
思いつかない場合は、クリップの整理をクリックすると、分類別にクリップアートが表示されますから、
お好きな絵を選択します。

クリップアートは、文字と同一画面に挿入されるので、まずサイズを調整後、ドラッグで移動させるためには、文字列の折り返しから前面(または背面)を選択すると位置がドラッグで微調整できます。(レイヤー機能)

◆ページ全体をかこむ、ページ罫線
レイアウトを見直し、各部分の中央揃えや行間を調整します。
最後に、ページ罫線でページ全体を囲むと、チラシがしまって見えます。
2003は、罫線メニュー→線種とページ罫線と網かけの設定をクリックして、ページ罫線のタブをクリック。画面下側の絵柄でお好きなイメージを選択します。


2007では、ページレイアウト→ページ罫線

 

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