エクセル学習のポイント

マイクロソフトエクセルとは

エクセルは、マイクロソフト社が制作した表計算（ひょうけいさん）ソフト。

ワークシートと呼ぶ画面に数値データを入力して、合計金額や個数などを求める計算に適したソフトです。
もちろん、計算だけではなく、住所録など表の型にまとめると見やすい資料を作成するのに適しています。

エクセル2003のワークシートは、256列（横）×65536行（縦）、エクセル2007では、16,384 列（横）×1,048,576 行（縦）に区切られた表で構成され、１つ１つのマス目のことをセル（細胞）と呼びます。　　

エクセルを起動すると、新規ワークシートが表示され、
最初のセル幅は、8.38、エクセル2007は8.43となっています。
この8.38とは、半角文字が8.38個表示される幅を意味し、このセルには最大約32,000文字が入ります。

エクセレント（卓越した、優れもの）とセルから、エクセルという名前が付けられたと言われています。

エクセルの基本は、算数

エクセルは計算が得意なソフトですが、基本は小学校で習った算数です。
例えば、１＋１＝２ですね。
これをエクセルで計算させる時には、=1+1 と入力し、Enterキーを押すと、答えの2が表示されます。
再度、答えの２のセルをクリックしてみると、画面上部の数式バーには、=1+1が表示されています。

つまり、計算式と答えの両方が確認できるわけです。
ちなみに、電卓で同じ計算をしてみてください。
答えは出ますが計算式は残っていませんので、複雑な計算をする場合は、何度も検算してみる必要があります。

一般的には、例えばセルA1に数値１を入力して、セルB1に数値１を入力し、答えをC1に求めたい場合には
=A1+B1 と数式を作成します。結果は上記と同じになりますが・・・　

なぜ？

=A1+B1は、セルA1の数値とセルB1の数値を足しなさいと言う意味ですから、もし、A1やB1の数値を変更したら、
それに応じて答えは自動的に変わります。計算式の履歴が残り、数値が変わったら答えも自動的に変わる。

ここを覚えておいてください。

算数では、＋、−、×、÷ の記号を勉強しました。

ところが、エクセルでは掛け算、割り算の記号が変わります。
× → * （アスタリスク）
÷ → / （スラッシュ）

算数の計算の順序は、（掛け算、割り算）が優先され、続いて（足し算、引き算）ですから、
先に足し算や引き算をしたい場合は、（　）でくくりますね。エクセルも全く同じです。
詳しくは、エクセルで前年比の計算を参照ください

なお、べき乗は、=2^4 で２の4乗が計算できます。

もしあなたが、ノートパソコンを使用されている時、しかも数字入力に便利なテンキーのキーボードが無い時、
＝、＋、* を入力するのがシフトキーを押さないとできませんので、大変やっかいですね。

そんな時には、ツールバーにこれらの記号を表示させておくとマウス操作で計算式ができますから
便利ですよ。

その方法は、
１． ツールメニュー→ユーザー設定をクリック
２．コマンドタブをクリックし、左画面の分類から挿入を選択して、右画面を下にスクロールすると=、+、-、*、/の
ボタンが表示されます。
３．それらを画面上部のツールバー（どこでも可）へドラッグします。

エクセルの関数

でも、多くのデータを算数だけで処理するのには、大変な時間がかかってしまいます。効率的ではありません。

例えば、5000個もある数値を足し算しなくてはならない時、= 200+ 300+・・・・・・・・

イヤになってしまうだけでなく、人間がやることですから、ミスが出ます。

そこでエクセルには、知っておくと便利な公式が320個ほど用意されていて、ワークシート関数と呼びます。
もちろん、320個全部を覚えておく必要はありません。よく利用される関数は20〜30個ほどです。

ツールバーの�狽ﾌ右▼ボタンをクリックすると、
よく使用される関数として、
合計（Sum）、平均（Average）、　数値の個数（count）、最大値（Max）、最小値（Min）が用意されています。

さらに、その他の関数または数式バーのfxボタンをクリックすると、分類別に表示されますが、すべての関数を選択するとアルファベット順に関数一覧が表示でき、１つ１つをクリックしてみると、その関数の意味が右画面に説明されています。

上記のほかに覚えておきたい関数には、CountA、Countif、Dsum、If,Concatenate、today、Networkdays、Round,
Roundup、Rounddown、Phonetic、Hlookup、Vlookup、And、Sumif、Rankなどがあります。

これらの関数はもちろん単体で使うこともできますが、関数同士を組み合わせて使うケースが多く、ネストする（入れ子）と呼びます。

例えば、If関数は、条件によって、処理を振り分ける場合によく使い、
この場合は処理A、別の場合は処理B、さらにこういう場合は・・・・と最大７段階までIf関数をネストできます。

関数は一覧から選択するほかに、キーボードから直接入力もできます。
その時、関数には、大文字・小文字の区別はありません。

誰も書かなかったグラフの基礎

ビジネス雑誌や会社の資料には、グラフが描かれています。なぜでしょうか？
その理由は、ビジュアルで数字の比較ができるから。
人間の脳は、瞬時に３つから多くても５つしか数字の大小比較はできません。
グラフ化すると、見た目で数字の比較が可能になります。

グラフには、棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフなどいろいろな種類があります。
では、棒グラフはどういう場合に使用するのでしょうか？
同様に、円グラフは？、折れ線グラフは？・・・・・・。

それぞれグラフの種類を使い分ける理由があります。
ここを押さえておくと、エクセルで簡単にグラフを描けますから、仕事面で悩むことが無くなり、
資料作成が効率的にできます。

まず、棒グラフです。
棒グラフは、数字の大小を比較する時に使います。
次に、円グラフは構成比を表す場合です。内訳といってもよいでしょう。
最後に、折れ線グラフは、数字の推移（変化）を表現します。天気予報の温度変化などが身近な例として
上げられ、グラフの横軸は時間（日付）の古い順となります。

いずれのグラフもエクセルでは、まず表を作成し、その後にExcel2003までのバージョンではグラフウィザードでグラフの種類→データ範囲→グラフのタイトルや軸の単位→グラフを表と同じワークシートに作成するのか、グラフ専用のグラフシートに作成するのかを選択すれば、簡単にグラフができます。


一方、Excel2007では、データを範囲選択し→挿入メニュー→グラフの種類を選択すれば、グラフができます。

棒グラフと折れ線グラフを組み合わせた複合グラフやバランスをチェックできるレーダーチャート、実験データ分析に使う散布図、株価チャートも用意されています。

これは重要なエクセルの機能

・並べ替えとフィルタ

エクセルは日本で最も売れているビジネスソフトだけあって、たくさんの機能があります。

なかでも、並べ替えとフィルタは顧客名簿や商品管理などをする上で必要不可欠です。

例えば、ランダムに入力された顧客の名前や商品名をあいうえお順や番号順に整理したい場合や
売れ筋商品のランキングを作成する時にデータを並べ替えるとデータが見やすくなるだけでなく、重複登録などもカンタンにチェックできます。

また、特定の条件でデータを絞り込みたい場合にはフィルタ機能が役に立ちます。
具体的には、顧客名簿から東京都に住む２０代の女性顧客のデータを抽出してマーケティングしたい時や関東近郊の顧客だけ選びたい場合など条件指定を詳しく設定できますので、仕事では欠かせない機能の１つと言えます。

．合計はSum関数だけではない

合計を求める時に、前述したSum関数は絶対に必要ですが、
その応用として、３D集計（串刺し計算）、自動集計、ピボットテーブルの
使い方を覚えておくと一層の業務効率化が図れます。

＜自動集計の例＞
１．集計をしたい項目で並べ替え（この例では、区分）

２．データメニュー→集計を選択

３．区分ごとに集計がされます。
また、左画面に1・2・3 の番号が表示され（アウトラインと呼びます）データ総合のみ→中計→詳細が表示されます。

＜ピボットテーブルの例＞
ピボットは、回転するという意味で、行方向のデータを列方向 に展開することで縦横のクロス集計ができます。

１．データメニュー→ピボットテーブルとピボットグラフレポートを選択

２．ウィザード（魔法使いという意味で、次へ・・次へ・・・と操作すればカンタンに１つのモノが完成する）

３．レイアウトをクリック後、必要な項目を行・列・データにドラッグします。

４．この例の場合、区分が横展開されて店名と区分のクロス集計ができました。

５．この結果をグラフ化します。（ピボットテーブルツールバーのグラフボタンをクリック）

エクセルの学習法おすすめは

結論として、ビジネスでエクセルは欠かせません。

求人情報などにもエクセルできる人募集などの広告が目に付きます。

私は、10年以上のパソコンインストラクターの経験から
「エクセルの学習方法を教えて下さい」や「どうやってエクセルを覚えたらいいのでしょうか」などの
相談をよく受けます。

そんな時の答えとして、時間とお金がたっぷりあるのなら、パソコンスクールに行って下さい。

でも、反対に時間もお金もなくて無理だという場合は、私がおすすめしている勉強法があります。

初谷さんという方が作られた、すでに5000人以上も受講されている自宅学習できる動画講座です。
音速と名付けられた通り、パソコンスクールの1/10の費用と学習時間でエクセルが習得できます。

パソコンスクールや市販のテキストは、エクセルの全体、あまり使わない機能まで勉強するようになっていますので、
お金や時間がかかります。あまり使わない機能はすぐに忘れてしまいますから、覚えてもほとんど役に立ちませんね。

反面、音速パソコン教室は、いずれも、実用的なポイントに絞り、
動画でていねいに説明されていますから、費用と時間を節約した一押しの学習法です。

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